第6篇：采购付款循环如何实施ERP
采购付款循环主要包括以下几个模块：采购需求分析管理(即所谓MRP)、采购管理、材料仓管理、应付管理；它的实施步骤及方法同营业收款循环的实施相似，在此就不详细讲解，本篇重点讲解决一下，家具工厂在实施采购管理方面的一些误区及实施时重点关注的内容：
误区一、用ERP管理同手工管理差异不大
我们在同很多家具工厂的采购人员接触当中，经常能感受到很大一部分的采购人员的误区，用ERP系统采购同手工采购没多大的区别，我以前用手工做，采购也没有出太大的问题呀！真的是这样吗？我们去仓库参观的时候却发现，仓库到处都是存货，并且很多材料都已经呆滞了很久了！
为什么现代的制造业都得用ERP？先简单做个说明：
（1）您的企业在车间里有半成品库存吗？如果有，那么用手工方式来计算采购的需求量就一定是错的，只能算个略值，而且一定比实际需要的数值为多，表示您一定会多买材料，而将来一定会有报废的库存损失；
（2）您企业的研发单位有没有应用共用件材料?即把同一种规格的材料尽量用到多种产品上去，这样一来可以减少材料的种类。如果有的话，那么以手工来计算采购的需求量就一定错的更离谱，因为这牵涉到共用料件（common parts）的净算问题。聪明的采购计划人员会怎么做？对了，多买一点，反正买多了没有人罗嗦，要是买少了，生产单位的人叫嚷起来，一定是计算采购量的人先倒霉，何必呢？
（3）更妙的是，这种计算的结果，没有人会查核，因为就算有人要查，他自己也算不准。仓库里不是总有些陈年呆废的材料躺在那儿吗？有蛮大一部分就是这样产生的。日后若上层领导真要追究起来，您也绝对不必担心，因为谁都无法弄清楚这些呆料究竟是怎么产生的。它有可能是当初多买的，也可能是销售单位的订单变更造成的。反正，说不清楚就是了，而总经理也无法找出任何一个“理应负责”的部门。
ERP中的采购需求分析就有办法把上述这种采购的真正实际需求量计算的一清二楚，责任的归属也明明白白。仓库里的存量可以降低，积压的资金可以减少，而库存呆滞的损失更可以大幅度降低。您说，用ERP同手工比，是不是有很大的差异？
误区二、采购单价越低越好
大家都知道，采购管理的功能在同时达成[1]交期：要准时、迅速；[2]质量：要好，符合所需的规格，最好能免检验即可入库；[3]成本：要低。由于采购成本在总成本中所占的比率相当高，因此采购成本都会受到高层领导相当地重视。然而，许多高层领导往往只知道要求采购人员取得最低的采购单价，而忽略了真正的目标是要降低总成本，这是一种“见树不见林”的作法。为什么呢？一味压低采购单价有时反而会造成反效果，而迫使总成本上涨，例如质量降低会使检验费用上升，延迟交货会造成车间的停机和过多的制令调整，使间接人工费用也随之上升等，有时是得不偿失的，因为所有的成本最后都会反映在公司的采购单价中（赔钱的买卖没有供应商会长期做的）。
误区三、靠欠料表来催货
我们在很多家具厂的采购调研当中，经常发现一个问题就是：采购人员不相信原先计划单位提出的采购需求计划，而是靠[欠料表]的内容来催货。试想：生产工作已在车间展开了才发现有欠料，才让采购人员知道该催什么料，岂不是太迟了吗？其间造成的损失不知道有多少。传统的会计制度只会玩“料+工+费”那一套成本数字游戏，根本就算不出‘非生产成本’及这种因时间延迟而产生的额外成本，高层领导也不知道哪里不对，不知道该“心痛”，还以为生产的游戏规则本就该如此，各部门也乐得依样画葫芦地照干，最终受损的还是企业本身。
家具企业采购管理实施的重点：
理想的采购管理最好是JIT(Just In Time)方式，要求：[1]数量上希望刚刚好，不多也不少。买多了，将造成呆料，大量积压资金；买少了，又会欠料；[2]时间上希望不早也不晚。买早了，会造成库存水平上升；买晚了，又会欠料而造成车间的停工损失，说到JIT可能马上就会有人跳出来同我说，家具厂不可能做到零库存的，我看未必，全部材料都做到零库存确实有困难，也不现实，但是，如果将材料分类之后，我们可以发现有很大一部份材料确实是可以做到零库存的；我们可以将材料的采购性质细分为制令别采购：完全按照生产计划的需求量来采购，象五金、包材类材料，这些材料的供应商就在企业附近，采购周期短，很容易获得，这些材料就完全可以零库存；批量别采购：针对采购周期较长，获得不易，并且是通用的一些材料，比如，实木、板料、薄片、皮、布等，通常这类材料会设定一定的安全库存，这些材料就无法做到零库存了，批量别采购也就是通常所说的MRP；订单别采购：一些客户指定的专用材料，只能在某一个订单中使用，比如一些特殊的五金，采购周期较长，甚至要从国外进口采购，这些材料的采购就完全可以做到零库存，因为这种材料，你多买了，也很可能会成为呆料；请购别采购：指耗用性的间接材料及总务用品都可以在有请购需求之后，再去采购，这类材料，也完全可以做到零库存。当然要做到根据不同的材料，设定不同的采购模式，这就要求ERP系统能够根据企业对材料的不同需求状况及供应交货周期状况作灵活的处理。
