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家 具 行 业 ERP 成 功 之 路(五十六)——软件培训工作如何做好?

发布时间:2018-11-05

培训工作应如何组织:

要准备一次成功的培训,就要做几个方面工作。首先是培训内容策划,然后是编制和确认培训计划,再是具体培训组织工作,最后是培训考核和回馈。


培训前要根据不同培训对象,不同培训内容,不同培训阶段,不同培训师资进行内容策划。要针对用户层次、实施阶段设计培训主要内容。想好每个阶段目标用户应掌握的内容,作为自己实施目标中的一部分,并通过相关培训活动达到。


一般培训内容可分为:
    业务调研培训,重点在告诉用户工作方法和相互沟通配合方式。
    解决方案培训,重点在告诉用户软件业务模型和整体实现思路。
    功能验证培训,重点让项目组或系统管理员掌握软件基本操作,进行功能验证。
    辅导上线培训,重点在让一般用户掌握相关部分业务操作,让系统管理员可以掌握常见配置和维护工作。


培训策划还包括选择培训对象,不是用户企业的每个员工都要培训的,而是选择一个或几个重点员工培训,确定其掌握基本能力,然后辅导重点员工培训别的员工,逐步扩大影响。如果用户企业比较大,还需要策划分几批培训,分别培训什么内容。


培训策划还包括如何将培训工作成果汇报给用户,并形成共识。一旦有重点员工可以在实施人员辅导下独立培养别的员工进行操作,或者在大面积普及操作培训达到目的后,项目经理要立即向用户领导汇报,除了通过汇报成绩确定项目进入一个新的里程碑外,还要求用户主管领导表扬这样的员工,保护其积极性,同时也要让用户领导知道,项目团队是真的来做好项目的,所以项目团队不但提供软件,还在真正为用户培养自己的信息化实施人才(别忘了这是很多项目招标时的要求)。


通过汇报也对用户领导进行了培训,灌输了软件是工具,项目团队是智力支持者,不是实施主体的理念,如果软件有问题,项目团队来解决,如果软件没有问题,.用户要自己利用软件功能在项目团队指导下主动解决问题。而且项目经理要主动让用户领导知道如果遇到问题,企业内部已经有人可以解决,实际上也帮重点员工提高了在领导面前的曝光率。


培训策划还要考虑培训的地点和成本,包括人力成本和时间成本,一定要合理安排,高效紧凑。


培训计划:

培训策划的阶段成果是培训计划,培训前要将培训计划制定好并通知到最终参加培训的人员,这是很重要的工作。

培训计划应该先在内部经过大家确认,落实资源后才能提交用户。

一份完整的培训计划要确定培训目标,详细分解培训时间、培训内容、培训师资,说明培训地点、签到方式和考核方式,让用户提前做到心中有数,方便准备。


第六节培训组织

培训计划编制前要和相关培训部门进行沟通,确认是否可按时开展培训工作,同时要检查培训场地是否足够,是否有足够电脑做上机练习,是否有其他必要设备,软件是否需要提前安装到位并可用等,这一切就位后还要和用户再次确认最终培训人数、时间安排和其他可能的相关工作。


如果用户是到软件公司培训,还要落实用户的餐饮、住宿、接送、参观、订票、礼品等安排,并列计划报公司批准后执行,这些都是一个成功的培训组织中要考虑的工作。


培训组织要特别重视培训环境的质量。高质量的培训环境应提前准备好相关软件环境,并调试通过,不要等用户弄始上机才进行安装。


培训组织中最重要的工作是完成培训教材的编制,并提交审核或主动安排审核。


审核培训教材的方法有两点,一是确认教材思路是否清晰,细节是否完整;二是看培训者讲解是否易懂,和教材一致。其中对讲解能力的验证要更强于对教材的验证。


有的公司忽视了实施人尽培训能力验证工作,也没有专人负责,这是一个很大的问题。培训能力验证成本并不高,可以采用一次考核通过即获得培训资格的方式进行。一个好的培训人员,对其培训能力的验证在一段时间内只需要验证一次就行,而这个 能力至少可以在一年内发挥巨大的作用。


此外建议培训教材中将管理系统数据录入规范和问题处理响应流程等内容作为重点内容。这些内容的讲解倒不难,关键是实施人员要结合用户实际精心准备。


培训考核和回馈:

培训效果如何,要从两个方面去验证:一是对用户掌握程度 的了解,这就要通过培训考核去完成。二是要了解项目团队培训的质量,这就要通过培训学员的回馈信息来了解。


任何完整培训工作都要提前结合用户实际业务准备难度适当的培训考题,这也是培训审查工作内容之一。

培训成绩原则上要回馈给个人和用户相关组织单位,这样才能形成一个回馈激励机制,项目团队可以采用“鼓励优秀,鞭策落后,以先进示范带动整体提高”的策略促进培训深入开展。


培训完成后要请学员填写培训效果回馈表,这样对培训老师形成一个反约束,为了让培训学员有一个好的效果回馈,就不得不精心准备培训工作,而不是敷衍了事。


考虑到实现成本和实际能力及用户情况,考核和效果回馈表可能不太容易操作,但从长远来看,有没有培训考核和回馈的培训工作的质量一般有两个档次以上的差距,这也是一个客观规律。

培训效果回馈表要提交给项目经理和公司相关培训管理部门,由项目经理安排实施人员进行培训技能改善学习。


好的培训行为习惯:
    ◆随时随地随人随事的培训
    培训工作并非一定要专门的时间专门的地点进行,实施人员要利用一切机会用各种易于接受的方式将思路、操作或配置传递给用户,并随时从用户处获得回馈,改进实施过程。
    ◆在培训中互相学习
    培训过程一方面注意传授内容给用户,也要抓住一切机会向用户学习业务知识,业务知识越多,今后实施团队培训准备也就越容易到位,培训内容也就越生动。
    ◆随时记录培训中发现的问题
    培训过程中会经常出现一些用户提出的问题,很多都是很好的软件改进建议,要立即记录,并回馈给公司对软件进行持续改进或者调整系统配置。
    ◆先讲解思路,后操作培训
    管理软件培训过程中,比较好的介绍思路是:先讲业务后讲思路,先讲思路后讲操作,先讲操作后讲配置,先讲配置后讲维护。
    ◆善用培训工具
    培训过程中除了投影仪等设备外,还可以充分利用各种工具软件实现同步教学;·例如“NetMeeting’’工具实现多台计算机同步放映。传授给用户用各种远程协助工具进行软件辅导的方法,让用户适应在线辅导,减少培训成本。
    ◆强化培训辅导    
    软件操作培训人员要先手把手操作示范一次,示范后立即要求用户练习几次,确定用户掌握后才能结束一次培训辅导。用户上机学习一定要有熟练操作者辅导和答疑。实施人员在培训中要及时、诚恳地鼓励用户的每一个进步,在培训过程中完成软件思路和管理理念灌输和培训方法的灌输。
    ◆培训软件问题处理流程

  过程中还要传授给用户如何记录软件缺陷和分析缺陷的方法,让用户可以按照要求提供此类资料,减少项目团队为了一个小问题去现场的概率。


培训的一个重要目的不是简单让用户掌握操作,而是让用户变成项目主体实施者。这种能力转移还需要感情投入,因此无论是现场培训还是公司总部培训,项目组一定要有人全程陪同,增进相互合作感情和默契程度。只要用户还想学,就必须时刻有实施人员亲自辅导。在项目中不能只考虑自己方便。项目中团队成 员如何对待用户,将来用户也会如何对团队成员。因小失大的事情不要做。

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